Wissen ist Macht. Und in heutigen Zeiten ist Wissen vor allem auch für das Überleben von Organisationen unumgänglich. Wissen wird meistens in Projekten generiert. Leider bleibt das dort entstandende Wissen auch oft an dieser Stelle liegen und es wird nicht auf die organisationale Ebene übersetzt.
Zeit, das zu ändern! Welcome to the future! Welcome to the extra benefits of agile projects! 🚀
In Projekten wird so einiges an Wissen produziert. Denn Projekte sind die Laboratorien der Organisationen, um Innovatives und Neues zu produzieren. Aber gerade dieser "Nebeneffekt" der Wissensgenerierung von Projekten wird oft übersehen und schon längst nicht systematisch gestaltet, sodass ein nachhaltiger Benefit für die Organisation dabei herauskommt.
Allerdings ist es gerade in der heutigen Zeit, die so einige neue Herausforderungen mit sich bringt, – sowohl soziokulturelle, technologische, ökonomische und ökologische – unabdinglich für Unternehmen, die Lernpotenziale ihrer Projekte voll auszuschöpfen. Nur so können Organisationen auf Dauer überleben.
Das heißt, eine systematische und stetige Lernfähigkeit ist eine der kritischen Faktoren für das Überleben von Organisationen. Allerdings geschieht es oft, dass Projektteams mit jedem Projekt zwar fachlich dazu lernen, jedoch generieren sie oftmals aus den prozeduralen Lernerlebnissen keine dauerhaften Lernerfahrungen. Und oftmals werden methodische Fehler in nachfolgenden Projekten wiederholt.
Das Problem: Das aus Projekten neu generiertes Wissen wird innerhalb der Organisation nicht richtig abgespeichert, weitergegeben oder aufgearbeitet und dann an den jeweiligen Kontext angepasst.
Was bedeutet überhaupt Lernen im Projekt?
Vor allem in agilen Projekten wird eine enorme Menge an neuen Wissen erzeugt. Das Projektteam befindet sich in dem Projekt in einem innovativen Prozess, in dem Informationen gesammelt werden, Annahmen aufgestellt werden und diese immer wieder überprüft und angepasst werden. Folglich lernen sie bei jedem Zyklus etwas Neues über den Projektsachverhalt dazu.
Was bedeutet also lernen?
Wir alle wissen, was lernen ist. Wir alle tun es schon unser Leben lang – seitdem wir hier auf der Welt sind, lernen wir stets jeden Tag dazu. Lernen ist ein Prozess, bei dem eine Person Informationen, Fähigkeiten, Verhaltensweisen oder Konzepte erwirbt. Dabei steht der Lernende in einer aktiven Auseinandersetzung mit sich selbst, den anderen Beteiligten und seiner Umwelt und entwickelt Kompetenzen, die er oder sie vorher noch nicht hatte. Lernen ist aktiv und nicht passiv. Der oder die Lernende vollzieht also eine aktive Auseinandersetzung.
Lernen im Projektumfeld bezieht sich auf den Prozess des Erwerbs neuer Kenntnisse, Fähigkeiten, Einsichten oder Erfahrungen während der Durchführung eines Projekts. Wie bereits erläutert, werden im Projekt stetig neue Informationen produziert, welche dann im Projektverlauf angepasst werden müssen. Lernen im Projekt bedeutet aber nicht nur ein stetiger Reflexions- und Anpassungsprozess, sondern es beinhaltet auch, dass Lernen nicht nur eine individuelle Angelegenheit ist. Es geht eben auch um das Team und die Organisation.
Das heißt, Lernen im Projekt verbindet: individuelles, organisationales und Team-Lernen.
Das sind ganz schön viele Aspekte! Daher muss Lernen im Projekt strukturiert und systematisiert werden. Nur so können alle Lernprozesse nachhaltig umgesetzt werden und nachhaltig der Organisation zum Erfolg verhelfen.
Wie kann Lernen im Projekt erfolgreich und nachhaltig umgesetzt werden?
▶️ Erfolgsfaktor: Lernkultur
Der Kulturbegriff ist ein sehr weit gefasster Terminus. Es gibt verschiedene Auslegungen. Aber so viel vorab: „Culture is everything“.
Kultur entsteht in sozialen Organisationen quasi wie von selbst und lässt sich nur schlecht deterministisch gestalten. Immer wenn Menschen in einer Organisation zusammen kommen, entstehen gewisse Normen, Werte, Überzeugungen, Praktiken und Verhaltensweisen, die sich über die Zeit festschreiben. Eine Lernkultur umfasst die Art und Weise, wie Menschen in der Organisation innerhalb von Lernprozessen miteinander interagieren, Entscheidungen treffen, Probleme lösen, kommunizieren, lernen und auch Ergebnisse festhalten und weitertragen.
Die kulturbeteiligten Personen können Rahmenbedingungen erzeugen, um den Lernprozess zu begünstigen. Das heißt, eine Lernkultur etablieren, die Lernprozesse begünstigt. Dazu gehören: Wertschätzung, Akzeptanz, psychologische Sicherheit, Orientierung und Sinnhaftigkeit des Lernprozesses.
▶️ Erfolgsfaktor: Persönliches Lernen
Insbesondere kann das persönliche Lernen der Projektmitabeiter als Basis für alle weiteren Veränderungen angesehen werden. Damit beeinflusst das individuelle Lernen sowohl den Projekterfolg als auch auf langer Sicht den organisationalen Erfolg. Das heißt auch, dass der einzelne / die einzelne Mitarbeiter:in in der Verantwortung steht, seine/ihre Lernerlebnisse systematisch zu sichern und zu gestalten.
Projektleiter:innen sind dazu angehalten, ihren Mitarbeiter:innen die nötige Motivation und Sicherheit für ihre Lernerfahrungen zu geben. Und vor allem auch die notwendigen Struktur, um das Erlernte abzuspeichern und weiterzutragen.
Warum generieren gerade agile Projekte so viel Wissen?
Agile Arbeitsweisen generieren stetig neues Wissen. Eine der wesentlichen Eigenschaften agiler Projekte ist, dass wir uns laufend neuen Situationen aussetzen müssen. Wir müssen stetig Sachverhalte einschätzen, bewerten und anpassen. So wird kontinuierlich bestehendes Wissen weiterentwickelt und neue Erkenntnisse generiert. Dieses neue Wissen wird dann an der betrieblichen Realität getestet. Und das ist der Unterschied zu einer Linien- und Prozessorganisation, denn diese Denkprozesse finden hier in der Regel nicht statt.
Was braucht es nun, um diese Lernerfahrungen zu steuern und zu systematisieren? Welche Methoden gibt es, um Lernergebnisse festzuhalten?
Wir haben eine Umfrage in der Gruppe Projektmanagement gestartet. Dabei wurden sowohl Berichte und Präsentationen, Wissensportale und Wikis, als auch Lessons-Learned-Workshops als eine Form des Wissenmanagements abgefragt.
Umfrage: Lernen im Projekt in der Gruppe Projektmanagement
Erstaunlich ist, dass alle Formen annähernd häufig verwendet werden und dass rund 14 Prozent neu generiertes Wissen gar nicht absichern.
Das Problem an Berichten und Präsentationen ist, dass sie oft nicht in die organisationale Ebene transferiert und nicht übersetzt werden. Sie verstauben Wort wörtlich in Ordnern und Wissensbeständen des Unternehmens.
Zeit für eine Veränderung: Wissen aus Projekten auf die organisationale Ebene übersetzten!
Natürlich ist der erste Schritt die Wissensdokumentation. Ohne geht's auch nicht. Darüber hinaus sollte das neu generierte Wissen, aber eben nicht verstauben, sondern aktiv umgesetzt werden.
Lessons-Learned-Workshops: In der Praxis hat sich vor allem diese Form des Wissenstransfers als erfolgreich herauskristallisiert. Die Workshops können beispielsweise einmal im Monat unter den verschiedenen Projektleiter:innen des Unternehmens vorgenommen werden. So können Projekterfahrungen gemeinsam aus verschiedenen Perspektiven reflektiert werden. Eine andere Variante ist ein Lessons-Learned-Workshop innerhalb des Projektteams. Hier sollte vor allem das individuell Erlernte reflektiert und in die Gruppe übersetzt werden.
Wissensforen/Wikis: Je nach Kontext können zwischen dem Projektteam und anderen Bereichen Wissensforen organisiert werden, die dann das neue Wissen auf den Organisationskontext anpassen.
Best Practices: Ein Katalog an Best Practices hilft, dass Projekte oder andere Prozesse besser abgewickelt werden können.
Aus den Best Practices können firmeneigene Methoden, Ansätze oder Techniken entwickelt werden.
Schulungen und Weiterbildungen
Weitere wichtige Tipps fürs Lernen im Projekt:
Welche Methode auch immer Sie für Ihre Organisation als passend auswählen – Lernen im Projekt ist ein Prozess. Das bedeutet auch Regelmäßigkeit. Wir alle wissen aus Schule, Studium oder Weiterbildung: Lernen funktioniert nur durch regelmäßige Wiederholungen. Auch in Projekten sollten Lessons-Learned-Workshops etc. am Projekt entlang durchgeführt werden und nicht nur zum Abschluss des Projektes.