Ist der Projektauftrag bereits der erste Stolperstein?
Wie Sie mit einem trittsicheren Projektauftrag erfolgreich in Ihr Projekt starten, haben wir bei unserem #livestream aus der “Unplugged-Reihe” besprochen.
🙏 Dankeschön an alle, die mit dabei waren. Wir fassen hier die wichtigsten Takeaways kurz und knapp zusammen. Die vollständige Video-Aufzeichnung dieser Folge können Sie hier abspielen.
Video-Aufzeichnung:
Takeaways:
Ein umfassender, von allen Projektteilnehmern gleichartig verstandener Projektauftrag ist das Fundament unseres Projekterfolgs!
Unsere LinkedIn-Umfrage, die wir für diesen Livestream durchgeführt haben, bestätigt das. Daher ist es ratsam, sich nicht sofort in das Projekt Kick-Off zu stürzen, sondern den Projektauftrag genau auf Klarheit und Verständlichkeit zu überprüfen und zusätzliche hilfreiche Informationen einzuholen.
Der erste Meilenstein unseres Projekts sollte eine umfassende Klärung des Projektauftrags sein. In unserem Projektauftrag sind normalerweise Projektziele, Budgets, Zeitpläne und ähnliche Fakten definiert. Aber als Projektleiter:innen müssen wir auch über "Nicht-Ziele" und beeinflussende Rahmenbedingungen Bescheid wissen. Wenn nicht, laufen wir später oft in Probleme, die wir hätten vermeiden können.
Besonders in agilen Projekten, wo wir während des Projekts kurzfristig auf Erkenntnisse und Ereignisse reagieren müssen, ist es sehr wichtig, dass das gesamte Projektteam alle bekannten und unbekannten ("impliziten") Rahmenbedingungen kennt und gemeinsam versteht.
WAS klären unsere Expert:innen und Agile Coaches zum Projektstart?
Nach welchen Information suchen sie als Erstes? Was geht über die üblichen Zahlen-Daten-Fakten des Projektauftrages hinaus?
Welche Tools und Kommunikationsmittel im Projekt eigesetzt werden sollen.
Wer der konkrete Auftraggeber ist und als Ideengeber oder Bedarfsträger hinter einer Gruppe von Auftraggebern (oft der “Kunde”, der "Vorstand oder das Gremium) steht.
Was soll nicht geschehen? Das Projekt hat bestimmte "Nicht-Ziele" - es soll explizit nicht bestimmte Dinge bearbeiten und es darf während des Projekts nichts Bestimmtes passieren.
Unter welchen Bedingungen findet das Projekt statt? Der Projektauftrag basiert auf bestimmten Grundannahmen und es gibt bestimmte Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Warum gibt es dieses Projekt? Es gibt immer übergeordnete Erwartungen oder Auslöser, die dem Projekt zugrunde liegen. Und was soll nach dem Projektende anders sein, worauf zahlt unser Projekt ein?
Was denken die Teammitglieder? Die einzelnen Projektmitglieder haben möglicherweise unterschiedliche persönliche Ziele und Vorannahmen zu diesem Projekt.
Haben alle Beteiligten das gleiche Verständnis? Ist allen Beteiligten - vom Auftraggeber bis zum Projektteam - der Projektauftrag in gleichem Maße klar?
WIE stellen unsere Expert:innen die Klärung dieser Informationen sicher?
Hier zählt der "eiserne Wille, sich unbeliebt zu machen und gleich zu Projektbeginn zu entschleunigen", wie Hans-Peter Ritt in unserem #livestream treffend einleitet. Unsere Agile Coaches schlagen 3 Schritte zur Entschleunigung vor:
Als allerersten Meilenstein unseres Projektes führen wir eine "Projekt-Auftragsklärung" ein. Noch bevor ein Projekt Kick-Off oder anderen Aktivitäten stattfinden. Denn erst nachdem wir alle Aspekte unseres Projektauftrags kennen, sollten wir tatsächlich an den offiziellen Start gehen.
Wir führen Einzelgespräche mit ausgewählten Auftraggebern, Lenkungsausschuss-Mitgliedern und Projektteam-Mitgliedern, um die Projekt-Rahmenbedingungen (wie oben beispielhaft angeführt) vollständig zu verstehen. Wir halten alle neuen Informationen und Erkenntnisse aus diesen Gesprächen, sowie offene Punkte und Informationen, die wir als Projektleiter noch benötigen würden schriftlich fest.
Danach organisieren wir ein Abstimmungs-Meeting mit dem Auftraggeber und dem Projekt-Kernteam, um die bereits definierten Aspekte des Projektauftrags zu besprechen und daraus ein gemeinsames “Projekt-Zielbild” zu erarbeiten. In diesem Workshop können auch alle offenen Informationen, impliziten Ziele und Rahmenbedingungen geklärt und dokumentiert werden.
Indem wir uns gründlich mit dem Projektauftrag auseinandersetzen und versuchen ihn vollständig zu verstehen, zeigen wir dem Auftraggeber unser Interesse an seinen Anliegen. Das führt in der Regel zu einer positiven, offenen und transparenten Kommunikation, was die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im weiteren Projektverlauf ist.
Auf die Plätze, fertig, LERNEN!
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